Gershon groundhog day?

 u t a i n  a p y r  s o l  a p a d  h  R d  g v r m n  f r  d p i g  n  u l,  l  t e  e o m n a i n  o  t e  e s o  R p r .
A  a  o s q e c , I  s v n s  f  n  s i a e  $1  i l o  a e  l n e  f r  e l s t o  o e  t e  e t  0  e r .

W l  t e  o e n e t  e  b e  o  a k  l  t e e  a i g ? T e  n w r  s  r b b y  o.

 n e t o a l  o  o h r i e,  h t  e s o  p o o e  i  n t i g  o e  r  e s  h n   w d -s a e,  r n f r a i n l  h n e  r g a . T e e  n o t n t l , r r l  m e  w t  c m l t  s c e s.

 r a i a i n  t n  t  r s s  c a g  w t  w l -d v l p d  m u e  y t m . F r  h  G r h n  e o m n a i n  t  h v  f l  e f c  w l  r q i e  g n i s  o  s u e   s v n s- o u e  e h c  n  a  i l n n s  t  s a e  T  c u s t o s  n  f c l t e  w t  o h r .

B o d y,  n  o g n s t o  w n i g  o  r v  d w  c s s  o g- e m  e d  t  r a i e  h s  n a l  e b r i g  n   c a g  p o r m.  r m  h  o t e  t i  r q i e  a  t u t r d  p r a h,  a k d  y  u f c e t  e o r e  a d  o m t e  g v r a c  t  e s r  a l  a i g  b e t v s  r  m t.

Observations

 h s  s  o  t e  i s  t m  I  c s  s v n  r f r s  a e  e n  r e  i  C n e r . M n  w l  r c l  t e  o m r  o e n e t'  f i e  a t m t  t  i e- c l  I  o t o r i g,  o i a l  t  d l v r  a g  c s  s v n s.  a y  e s n  c n  e  e r t  r m  h s  a l r , n t  u t  n  p l c b l t  t  t e  e s o  a e d , b t  o  n  m j r  n t a i e  i h  n  n e l i g  T  h e d.

The need for authentic change

 o  e  f e t v , c a g  m s  b  s e  b  k y  t k h l e s  s  n  u h n i  a d  a i  c u s  o  a t o . T e  r v o s  o e n e t'  I  o t o r i g  n t a i e,  r v n  y  o n  a e , t e  h n  i a c  M n s e , a d  A I O  a  n t  e n  h t  a  b  m n  w o  e e  x e t d  o  c  u o  i . R t e , m n  a e c  s a e o d r  s w  h  p o r m  s  r v n  r m r l  b  p l t c l  o m  (p b i  t  p i a e  e t r  r n f r)  n  s c n a i y,  y  a i g .

D r l  . C n e  i  a  l b l  d i o  t  o g n s t o s  n  h n e  n  h s  u h r d  a y  o k , i c u i g " a a i g  t  h  S e d  f  h n e".

 e  u g s s   t r e o d  p r a h:

• Inform - awakening stakeholders to change, explaining objectives and benefits
• Educate - working closely with stakeholders to educate them on new ways of going about their work, bringing about any structural changes needed
• Convert - embedding change into daily activities, fine-tuning to ensure lasting impact.

Choose cadres wisely

 h  t r  c d e  s  s d  d i e l . C m u i t  e i e  u e  a r s  o  o k  i h n  h i  c m u i i s  o  r m t  a d  n o c  t e  o i i s  n  v l e  o  t e  u i g  o i i a  p r y.  a r s  l y   m j r  o e  n  l  C n e 's  t g s,  u  e p c a l  i  s a e  t o ( d c t ) a d  h e  (C n e t).  h  o j c i e  s  o  f e t  a t n  c a g , o  c a g  t a  "s i k ", a  C n e  d s r b s  t.

 a e  a d  i  c h r s  h s  t e  r n  c d e . T e  o t  f e t v  c d e  w u d  a e  e n  h  C O  a d  t e  s n o  s a f  i h n  h  a e c e  w o e  n w r i g  u p r  w s  e e s r  f r  u c s . R t e , t e r  u p r  w s  e r d i g  t  e t,  e i t n  a  w r t.  n t a , t e  a r s  e e   s l c  g o p  o p i e  l r e y  f  x e n l  o s l a t  a t c e  t  O S T . T i  g o p  f  v r- a d,  v r- r s e  a d  v r- e l u  i d v d a s,  r v  t e  o e n e t'  a e d , a i n t n  m n  p t t v  s p o t r  a o g  h  w y.  h s  e a n  a  e a i e  b e t  e s n  n  h n e  a a e e t  n  a  o e f l  x m l r  o  M n s e  T n e .

A  u t e  r q i e e t  f  a r s  s  n  t u e  s n i i i y.  h r  i  a  e e e t  f ' n  s z  f t  a l'  n  h  G r h n  e o t  n  i d e  i  m s  t p- o n  o t- a i g  i i i t v s  h r  f x d  e c n a e  u -b c s  r  m n a e  f o  t e  o . T i  c n  i i a e  g i s  s c e s u  a e c e  w i h  a e  c i v d  f i i n i s  h o g  t e r  w  e f r s.

 f e t v  c d e  c n  e l  e s t v l  w t  t e e  i u t o s  y  i s l  r c g i i g  f i i n  m n g r , a o d n  p n l s n  t e  f n n i l y,  h n  o t r n  t e r  n w e g  a d  k l s  o  m r v  l s  e f c e t  p r t o s.

Governance needs commitment and teeth

 h  s c n  o  G r h n'  s v n  e o m n a i n  c n e n  s r n t e i g  o e n n e.  e e a  n w  o m t e s  r  p o o e  a  M n s e i l,  e r t r a  a d  I  l v l . B s  p a t c  s a d r s  r  c t d  i h  e e e c  t  C B T,  3 3  n  o h r . A l s o s  r  a s  m d  t  g v r a c  d a i g  p n  S  0 5- 0 5:  o p r t  G v r a c  o  I T.

 o e e , t u y  f e t v  g v r a c  r q i e  f r  o e  h n  h s.  a e  o  b o d  x e i n e  r m  o s l i g  n a e e t  a d  e e r h  c i i i s,  B S  s  f  h  f r  o i i n  h t  T  o e n n e  i l  o t n e  o  e  e s  h n  f e t v  u t l  e i r  u i e s  x c t v s  u l  u d r t n  t e r  e p n i i i i s  n  a c u t b l t e  f r  T  u c m s.

 n  s e c , t i  t o  s  n  s u  o  i s i l n  c l u a  c a g  t r u h  d c t o , a d t  n  e f r e e t  c i i i s,  a t r  t a  a e  i h l  t u h d  p n  n  h  G r h n  e o t.

Align, monitor and adapt

 a a i g  t a e y  s   d f e e t  i c p i e  o  p r t o a  m n g m n . I d e , t e  w  m y  e l  o f i t.  l g m n  i  n e e  t  e s r  t a  b t  o e a i n l  n  s r t g c  a g t  a e  c i v d.  h s  s  o  t e  n y  e u r m n . M n g n  a i n e t  s  u  o e  l m n  o  a  o m l  i  s a e  t a e y  x c t o  s s e  o t i e  b  K p a  a d  o t n  n  h i  r c n  b o .

S p o t n  t e r  r u e t , t e  c t  t e r  0 6  u v y  h c  s o e  t a  o g n s t o s  i h   f r a  s r t g  e e u i n  y t m  e e  w  t  t r e  i e  m r  l k l  t  a h e e  h i  t r e s  h n  h s  w t o t  n .

I  p o e t  r f s i n l  k o  t a  m n g n  i p e e t t o  a d  h n e  v r  o g  e i d , i  a  e h u t n  p o e s  o  a l  a t c p n s.

 h  G r h n  e i w  l n  t  g n r t  s v n s  v r   p r o  o  1  y a s.  o  c n  u h   p o r m  e  u t i e ? A a t  r m  o u i g  n  u t r l  h n e  n  c m n i g  f e t v  g v r a c , t o  t e  s c e s  a t r  p e o i a e:

• Create a strong metric program - use best practice Business Intelligence (BI) techniques to establish dashboards and ancillary techniques to portray achievement against target. Such mechanisms need to be instituted at individual agency level and in aggregation. Output produced should be supported by trend data and relevant narrative details. Work performed in this area needs strong data management input, supported by regular data quality audits, to ensure the integrity of the data reported and to obviate any tendencies to embroider the facts.
• Be flexible and adaptable - targets have been set that need to be achieved. Peaks and troughs will be experienced along the pathway to success. Use formal monthly reviews to gauge progress. Where applicable, use these as an opportunity for reviewing strategies, altering them as necessary and leveraging any opportunities that may have arisen (such as favourable exchange rates, early project termination when indications are the majority of benefits will be achieved and so on) to continue driving costs down.

Next Steps

 n  e p n e  o  h  g o a  f n n i l  r s s  a y  r a i a i n  a e  o u e  o  c s  r d c i n . W i s  d v l p n  s r t g e  f r  h  d l v r  o  s v n s  s  e a i e y  a y,  t a e y  x c t o  i  f r  o e  h l e g n . O g n s t o s  m a k n  o  t i  s e  a e  d i e  t :

• Gain an objective and deep understanding of cultural barriers that may obstruct the realisation of planned savings - use the data obtained to embed cultural change into the organisation;
• Run the execution phase as a project (perhaps the organisation's most important project) with the discipline, relentlessness and gravitas befitting a military campaign.

W a  t  k o  m r ? T y  h s  r s a c  n t s  n  T  n  o e n e t:

• "Government Efficiency: Triumph of the Machines," IBRS, May 2008
• "E-government: A process of a thousand steps," IBRS, January 2007
• "5 Steps to Market eGovernment," IBRS, February 2006

www.ibrs.com.au

A s r l a  t x a e s  h u d  p l u  t e  u d  o e n e t  o  a o t n  i  f l , a l  h  r c m e d t o s  f  h  G r h n  e o t.
 s   c n e u n e,  T  a i g  o  a  e t m t d $  b l i n  r  p a n d  o  r a i a i n  v r  h  n x  1  y a s.

 i l  h  g v r m n  b  a l  t  b n  a l  h s  s v n s?  h  a s e  i  p o a l  n .

I t n i n l y  r  t e w s , w a  G r h n  r p s s  s  o h n  m r  o  l s  t a  a  i e- c l , t a s o m t o a  c a g  p o r m.  h s  u f r u a e y,  a e y  e t  i h  o p e e  u c s .

O g n s t o s  e d  o  e i t  h n e  i h  e l- e e o e  i m n  s s e s.  o  t e  e s o  r c m e d t o s  o  a e  u l  f e t  i l  e u r  a e c e  t  a s m  a  a i g -f c s d  t i  a d   w l i g e s  o  h r  I  a q i i i n  a d  a i i i s  i h  t e s.

 r a l , a y  r a i a i n  a t n  t  d i e  o n  o t  l n -t r  n e s  o  e l s  t i  e t i s  m a k n  o  a  h n e  r g a . F o  t e  u s t  h s  e u r s   s r c u e  a p o c , b c e  b  s f i i n  r s u c s  n  c m i t d  o e n n e  o  n u e  l  s v n  o j c i e  a e  e .

Observations

T i  i  n t  h  f r t  i e  T  o t  a i g  e o m  h v  b e  t i d  n  a b r a.  a y  i l  e a l  h  f r e  g v r m n 's  a l d  t e p  a  w d -s a e  T  u s u c n , n m n l y  o  e i e  l r e  o t  a i g . M n  l s o s  a  b  l a n  f o  t i  f i u e,  o  j s  i  a p i a i i y  o  h  G r h n  g n a,  u  t  a y  a o  i i i t v  w t  a  u d r y n  I  t r a .

The need for authentic change

T  b  e f c i e,  h n e  u t  e  e n  y  e  s a e o d r  a  a  a t e t c  n  v l d  o r e  f  c i n.  h  p e i u  g v r m n 's  T  u s u c n  i i i t v , d i e  b  J h  F h y,  h  t e  F n n e  i i t r,  n  O S T  w s  o  s e  t a  w y  y  a y  h  w r  e p c e  t  a t  p n  t.  a h r,  a y  g n y  t k h l e s  a  t e  r g a  a  d i e  p i a i y  y  o i i a  d g a ( u l c  o  r v t  s c o  t a s e ) a d  e o d r l , b  s v n s.

 a y  R.  o n r  s   g o a  a v s r  o  r a i a i n  o  c a g  a d  a  a t o e  m n  b o s,  n l d n  "M n g n  a  t e  p e  o  C a g ".

H  s g e t  a  h e f l  a p o c :

• Inform - awakening stakeholders to change, explaining objectives and benefits
• Educate - working closely with stakeholders to educate them on new ways of going about their work, bringing about any structural changes needed
• Convert - embedding change into daily activities, fine-tuning to ensure lasting impact.

Choose cadres wisely

T e  e m  a r  i  u e  a v s d y.  o m n s  r g m s  s  c d e  t  w r  w t i  t e r  o m n t e  t  p o o e  n  e f r e  h  p l c e  a d  a u s  f  h  r l n  p l t c l  a t . C d e  p a  a  a o  r l  i  a l  o n r'  s a e , b t  s e i l y  n  t g s  w  (E u a e)  n  t r e ( o v r ). T e  b e t v  i  t  e f c  l s i g  h n e,  r  h n e  h t " t c s",  s  o n r  e c i e  i .

F h y  n  h s  o o t  c o e  h  w o g  a r s.  h  m s  e f c i e  a r s  o l  h v  b e  t e  I s  n  o h r  e i r  t f  w t i  t e  g n i s  h s  u s e v n  s p o t  a  n c s a y  o  s c e s.  a h r,  h i  s p o t  a  b g u g n  a  b s , r s s a t  t  o s . I s e d,  h  c d e  w r  a  e e t  r u  c m r s d  a g l  o  e t r a  c n u t n s  t a h d  o  A I O.  h s  r u  o  o e -p i , o e -d e s d  n  o e -z a o s  n i i u l , d o e  h  g v r m n 's  g n a,  l e a i g  a y  u a i e  u p r e s  l n  t e  a . T i  r m i s   n g t v  o j c  l s o  i  c a g  m n g m n  a d   p w r u  e e p a  f r  i i t r  a n r.

  f r h r  e u r m n  o  c d e  i  a  a t n d  e s t v t . T e e  s  n  l m n  o  'o e  i e  i s  l ' i  t e  e s o  r p r  a d  n e d  n  o t  o -d w  c s -s v n s  n t a i e  w e e  i e  p r e t g  c t- a k  a e  a d t d  r m  h  t p.  h s  a  m l t t  a a n t  u c s f l  g n i s  h c  h v  a h e e  e f c e c e  t r u h  h i  o n  f o t .

E f c i e  a r s  a  d a  s n i i e y  i h  h s  s t a i n  b  f r t y  e o n s n  e f c e t  a a e s,  v i i g  e a i i g  h m  i a c a l , t e  f s e i g  h i  k o l d e  n  s i l  t  i p o e  e s  f i i n  o e a i n .

Governance needs commitment and teeth

T e  e o d  f  e s o 's  e e  r c m e d t o s  o c r s  t e g h n n  g v r a c . S v r l  e  c m i t e  a e  r p s d  t  i i t r a , S c e a i l  n  C O  e e s.  e t  r c i e  t n a d  a e  i e  w t  r f r n e  o  O I , P M  a d  t e s.  l u i n  a e  l o  a e  o  o e n n e  r w n  u o  A  8 1 -2 0 : C r o a e  o e n n e  f  C .

H w v r,  r l  e f c i e  o e n n e  e u r s  a  m r  t a  t i . B s d  n  r a  e p r e c  f o  c n u t n  e g g m n s  n  r s a c  a t v t e , I R  i  o  t e  i m  p n o  t a  I  g v r a c  w l  c n i u  t  b  l s  t a  e f c i e  n i  s n o  b s n s  e e u i e  f l y  n e s a d  h i  r s o s b l t e  a d  c o n a i i i s  o  I  o t o e .

I  e s n e,  h s  o  i  a  i s e  f  n t l i g  u t r l  h n e  h o g  e u a i n,  u i  a d  n o c m n  a t v t e , m t e s  h t  r  l g t y  o c e  u o  i  t e  e s o  r p r .

Align, monitor and adapt

M n g n  s r t g  i  a  i f r n  d s i l n  t  o e a i n l  a a e e t.  n e d,  h  t o  a  w l  c n l c . A i n e t  s  e d d  o  n u e  h t  o h  p r t o a  a d  t a e i  t r e s  r  a h e e . T i  i  n t  h  o l  r q i e e t.  a a i g  l g m n  i  b t  n  e e e t  f   f r a  s x  t g  s r t g  e e u i n  y t m  u l n d  y  a l n  n  N r o  i  t e r  e e t  o k.

 u p r i g  h i  a g m n s,  h y  i e  h i  2 0  s r e  w i h  h w d  h t  r a i a i n  w t  a  o m l  t a e y  x c t o  s s e  w r  t o  o  h e  t m s  o e  i e y  o  c i v  t e r  a g t  t a  t o e  i h u  o e.

 T  r j c  p o e s o a s  n w  h t  a a i g  m l m n a i n  n  c a g  o e  l n  p r o s,  s  n  x a s i g  r c s  f r  l  p r i i a t .

T e  e s o  r v e  p a s  o  e e a e  a i g  o e  a  e i d  f  0  e r . H w  a  s c  a  r g a  b  s s a n d?  p r  f o  f c s n  o  c l u a  c a g  a d  e e t n  e f c i e  o e n n e,  w  o h r  u c s  f c o s  r d m n t :

• Create a strong metric program - use best practice Business Intelligence (BI) techniques to establish dashboards and ancillary techniques to portray achievement against target. Such mechanisms need to be instituted at individual agency level and in aggregation. Output produced should be supported by trend data and relevant narrative details. Work performed in this area needs strong data management input, supported by regular data quality audits, to ensure the integrity of the data reported and to obviate any tendencies to embroider the facts.
• Be flexible and adaptable - targets have been set that need to be achieved. Peaks and troughs will be experienced along the pathway to success. Use formal monthly reviews to gauge progress. Where applicable, use these as an opportunity for reviewing strategies, altering them as necessary and leveraging any opportunities that may have arisen (such as favourable exchange rates, early project termination when indications are the majority of benefits will be achieved and so on) to continue driving costs down.

Next Steps

I  r s o s  t  t e  l b l  i a c a  c i i  m n  o g n s t o s  r  f c s d  n  o t  e u t o s.  h l t  e e o i g  t a e i s  o  t e  e i e y  f  a i g  i  r l t v l  e s , s r t g  e e u i n  s  a  m r  c a l n i g.  r a i a i n  e b r i g  n  h s  t p  r  a v s d  o:

• Gain an objective and deep understanding of cultural barriers that may obstruct the realisation of planned savings - use the data obtained to embed cultural change into the organisation;
• Run the execution phase as a project (perhaps the organisation's most important project) with the discipline, relentlessness and gravitas befitting a military campaign.

 h t  o  n w  o e?  r  t e e  e e r h  o e  o  I  i  g v r m n :

• "Government Efficiency: Triumph of the Machines," IBRS, May 2008
• "E-government: A process of a thousand steps," IBRS, January 2007
• "5 Steps to Market eGovernment," IBRS, February 2006

www.ibrs.com.au